El proceso de búsqueda y selección de talento se conforma por una sucesión de tareas las cuales no siempre son fáciles de llevar. Uno de los momentos más delicados del trabajo llega cuando, una vez elegido el candidato idóneo para el puesto que queremos cubrir, toca descartar a los demás y comunicarles que el proceso no sigue adelante.
Rechazar a un candidato no seleccionado no es una tarea sencilla y quizá por eso existen empresas a las que esta etapa se les pasa por alto o no le dan la importancia que deberían.
Pero se trata de una fase más del proceso de atracción y selección y como tal, deberíamos prestarle la misma atención que cuando llevamos a cabo las entrevistas, realizamos el onboarding o presentamos al candidato final.
Más allá de una cuestión de empatía y respeto por la persona que nos ha dedicado su tiempo, hay también otros motivos que tienen que ver con la estrategia de la gestión del talento.
Comunicar a los candidatos que no van a seguir dentro del proceso de selección tiene ciertas ventajas competitivas que todo profesional de los RRHH debería tener en cuenta:
Es posible que el candidato rechazado no encaje con las necesidades del cliente actual, pero nadie te dice que no sea el idóneo para futuras posiciones. Ante un mercado que cambia constantemente es importante mantener nuestra base de datos activa con la mayor cantidad de perfiles posibles.
Enviar una comunicación a los candidatos avisándolos de que han sido descartados es una acción que ayuda a establecer una buena relación con esas personas y te permite tener opciones de cara a proyectos que te puedan llegar a medio o largo plazo.
Marketing y RRHH están mas cerca que nunca. Como negocio, queremos cuidar todos los detalles para que el cliente esté satisfecho y no hay que olvidar que, a parte de las empresas, los candidatos también son nuestros clientes y tienen contacto con nuestra organización.
Comunicarle a un candidato que ha sido rechazado es una parte fundamental de toda estrategia de employee branding. Con ello conseguirás que las personas que no han tenido éxito durante el proceso de búsqueda mantengan una imagen positiva de la empresa, evitando malas referencias y cosechando una valiosa reputación en los medios digitales.
Todos hemos pasado por un proceso de selección y nos es familiar la sensación de estrés que provoca la incertidumbre de saber si te han seleccionado o no, en algunos casos incluso llegando a generar una fuerte ansiedad.
Informando sobre el estado de la candidatura a aquellos candidatos de los que hemos prescindido contribuimos a mejorar el bienestar de las personas, demostramos respeto y valoramos el interés que éstas han demostrado por nosotros.
Informar a una persona de que su candidatura no sigue adelante y no encaja en el perfil es, como decimos, una tarea difícil. No solo por el hecho de tener que comunicar que hemos desestimado su opción, si no porque a veces el número de personas a las que tenemos que dirigirnos es elevado.
Por eso a muchas empresas les facilita esta tarea disponer de un modelo o plantilla de e-mail que pueden ir rellenando y así no tener que redactar cada comunicación desde cero.
Realmente no existe un modelo estándar y cada empresa tendrá que adaptar su carta de rechazo a su tono, alineándola con su visión y sus valores.
De todas formas, todas deberían seguir la siguiente estructura:
Como se suele decir, “cada maestrillo tiene su librillo”, pero es importante que durante todo el comunicado se hable en plural para representar a toda la empresa, sea objetiva centrándose única y exclusivamente en motivos laborales, y que la lectura sea amena y cercana pero clara.
A continuación, vamos a centrarnos en los aspectos más importantes que se deberían tener en cuenta:
El objetivo de este tipo de comunicado es informar a un candidato que no va a formar parte de la empresa que ha solicitado un nuevo empleado. Se trata de un mensaje concreto y muy conciso, por lo que no es recomendable irse por las ramas.
Sí es interesante dar un feedback sobre el porqué se ha tomado esa decisión, lo que permite a quién está leyendo entender los motivos de su descarte sin menoscabar su autoestima.
Por otro lado, debemos intentar ser lo más honestos posibles, pero sin entrar en detalles que no aporten valor y, sobre todo, huir de las típicas frases estereotipadas.
Informaremos al candidato de que su CV quedará archivado en nuestra base de datos para futuras ocasiones. Este dato es especialmente importante para aquellas candidaturas espontáneas, las cuales querrán saber que se han tenido en cuenta.
Además, debemos animarlos a que sigan utilizando nuestros servicios indicándoles que estén atentos a futuras vacantes a la vez que les invitamos a visitar nuestras RRSS en las que publicamos anuncios frecuentemente.
A pesar de estar usando una plantilla o un modelo, el mensaje debe ser 100% personalizado y dirigido a una persona en concreto.
Debemos cerciorarnos de incluir el nombre de la persona, el puesto al que se inscribió y, si es necesario, la fecha en que lo hizo. Recordemos que nos estamos dirigiendo a personas, no a números, por lo tanto la carta debe ser lo más humana posible.
Por último y lo más importante, tenemos que mostrarnos agradecidos por el tiempo y los recursos que la o el candidato han invertido para ponerse en contacto con nosotros.
Recordemos que en el mercado existen muchas organizaciones y la guerra por el talento se incrementa día a día, por lo que debemos valorar el hecho de que algún profesional se haya fijado en nosotros.
Esto no solo demuestra humildad por nuestra parte, si no que sirve para empezar a construir las bases de lo que podría ser una futura colaboración.
Comunicar a un candidato que ha sido rechazado a través de una carta o e-mail implica profesionalidad en nuestros actos, humaniza a la empresa, valora el esfuerzo de los aplicantes, y establece relaciones de fidelidad que pueden resultar en éxito en un futuro.
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